Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna

Dokładnie tydzień temu prowadziłam w Strefie Startup Gdynia prelekcję w ramach cyklu Strefa Blogera. Mówiłam podczas niej jak rozkręcić firmowego bloga i do czego można go wykorzystać. Jednak głównym tematem była komunikacja wewnętrzna w firmie i o tym chcę dzisiaj napisać.

Cieszę się, że tyle osób było chętnych, aby spędzić ten środowy wieczór ze mną i porozmawiać o tym, jak lepiej komunikować się ze współpracownikami. Komunikacja wewnętrzna często traktowana jest jak coś zbędnego, wisienka na torcie. Liderzy czy zarząd nie widzą w niej wymiernej (finansowej) korzyści.

A skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego rodzaju relacji. Także biznesowej. Pracownikom pozwala wszystkim być na bieżąco i angażować się w rozwój firmy. Zadowoleni pracownicy rzadziej odchodzą, a pozyskanie nowego członka zespołu to bardzo długotrwały i kosztowny proces. Zrozumiałe, że chcemy tego uniknąć.

Ja czy my?

Jedno z pytań uczestników spotkania brzmiało: czy lepiej pisać “ja, specjalista z firmy” czy “my firma”? Na początku pomyślałam: oczywiście, że lepiej pisać „ja” niż “my”. “Ja” jest bardziej osobiste, autentyczne, buduje więź. Ale gdy się nad tym dłużej zastanowiłam, zdałam sobie sprawę, że w pracy często używam także „my”. Np. w kampaniach, w których chcę podkreślić siłę zespołu. Czyli, jak to zazwyczaj bywa, odpowiedź brzmi: to zależy.

Komunikat dopasowujemy do wizerunku, który chcemy budować. Oraz celu tego konkretnego przekazu. Nie ma gotowych recept, który sprawdzają się zawsze. Jest jednak pewna zasada, która dotyczy każdego aspektu i rodzaju komunikacji.

Komunikacja działa w obie strony

Podczas warsztatów z komunikacji skupiamy się zazwyczaj na tym, co i jak mówić, jak pisać. A tutaj trzeba przede wszystkim SŁUCHAĆ.

Niby proste, ale często o tym zapominamy (pisząca te słowa wcale nie jest wyjątkiem). Dlatego trzeba zwracać uwagę na to, co mówią odbiorcy, analizować, mierzyć nasze działania. Sprawdzać, czy klikają w linki, a jeśli tak, to w jakie. Czy komentują, jeśli tak, to co komentują najchętniej. Testować, eksperymentować, zmieniać i jeszcze raz testować. Potem mierzyć, analizować i próbować jeszcze raz.

Dopiero takie podejście umożliwi nam w dłuższej perspektywie wypracowanie własnego sposobu na tworzenie lepszych komunikatów.

Komunikacja wewnętrzna – od czego zacząć

Na początku dobrze jest ustalić sobie CO chcesz powiedzieć i jaki chcesz osiągnąć CEL. Ten cel powinien być możliwie precyzyjnie określony i jest do tego pewne bardzo przydatne (i proste) narzędzie. Wystarczy odpowiedzieć sobie na 3 pytania. Co Twój odbiorca powinien:

  • zrozumieć/zapamiętać
  • poczuć
  • zrobić

Dobrze jest też myśleć strategicznie, a nie z doskoku, mieć plan i trzymać się go. Jeśli wszyscy będą znali zasady komunikowania, będzie im łatwiej włączyć się do komunikacji i brać w niej aktywny udział. Jeśli ktoś nie wie, co można, czego nie wypada mówić, co nadaje się na bloga a co do newslettera – raczej nie zdecyduje się na udział. Ludzie, przynajmniej w tej szerokości geograficznej, dobrze funkcjonują, gdy mają jasno określone zasady postępowania.

Zacznijmy więc od strategii.

Komunikacja wewnętrzna – zacznij od strategii

Strategia – to brzmi dumnie, ale nie chodzi o to, aby tworzyć jakiś obszerny dokument. To może być jedna kartka, kilka zasad w punktach, które będą znane wszystkim osobom odpowiedzialnym za komunikację w firmie. Także tym, którzy przyjdą do pracy np. za rok.

Taka strategia może określać cel komunikacji, nadawcę i odbiorców, zasoby wewnętrzne, format czy częstotliwość.

Jak się przygotować do stworzenia strategii? Musisz poznać dobrze strukturę i kulturę firmy.

  • Dowiedz się, czy istnieje już jakaś strategia komunikacji w firmie – jeśli tak – zapoznaj się z nią, jeśli nie, zgromadź w jednym miejscu wszystkie typy komunikatów, kanały i narzędzia, które służą do komunikacji, i dokładnie je przeanalizuj, kto czego używa. Zaangażuj do tworzenia strategii pracowników z różnych działów, zapytaj wprost czego chcą
  • Strategia powinna być dopasowana do strategii i wizerunku firmy
  • Wskaż głównych interesariuszy – zarząd, dział HR, itp
  • Ustal cele dla komunikacji – co (kiedy i jak) chcesz osiągnąć. Jakie są punkty potencjalnie ryzykowne dla osiągnięcia celu
  • Uzyskaj informacje zwrotne od swoich pracowników z różnych poziomów i działów na temat wąskich gardeł w komunikacji, z którymi się spotykają
  • Określ kanały komunikacji, jakie informacje idą przez jakie narzędzia, a następnie próbuj różnych kanałów, cyfrowych i nie cyfrowych
  • Stwórz jeden cyfrowy punkt dostępu dla wszystkich pracowników, który pomoże im w odnalezieniu narzędzi i informacji niezbędnych do pracy

Jakim językiem mówić w komunikacji wewnętrznej?

Nie ma tutaj jednego, złotego środka – komunikat powinien zawsze być dostosowany do odbiorcy i danej sytuacji. Jest jednak kilka uniwersalnych wskazówek, których można się trzymać:

  • Zwięzłość – nikt nie ma czasu na czytanie rozbudowanych komunikatów czy opracowań. I tak jesteśmy bombardowani komunikacją każdego dnia
  • Komunikat skierowany do pracownika powinien być krótki, zawierać odpowiedzi na pytania: co, kto, gdzie, kiedy, dlaczego?
  • Najważniejsze kwestie umieść na początku
  • Unikaj skrótów – zmuszasz tym mózg do myślenia, co wybija czytelnika z rytmu
  • Niczego nie zakładaj, nie używaj zwrotów: jak wszyscy wiecie, itp
  • Unikaj strony biernej – będzie przeprowadzone itp…
  • Czytamy oczami! Zadbaj o to, aby na komunikat dobrze się patrzyło, podziel go na akapity, dodaj ilustracje
  • Jeśli oczekuje tego Twoja publiczność, użyj emoji. To najprostszy sposób, aby pokazać emocje
  • Ważne komunikaty powtarzaj – w różnych kanałach i różnymi sposobami. W szczególności, jeśli chcesz zmienić czyjeś nawyki lub prowadząc wizerunkową kampanię
  • Stosuj proste słownictwo
  • Szanuj lokalny charakter, mniejszości, nie obrażaj i nie dyskryminuj nikogo
  • Uważaj z trudnymi tematami: religia, polityka itp. Z doświadczenia wiem, że nawet niewinne nawiązanie może obrócić się przeciwko Tobie
  • Nie planuj dowcipów. Humor na siłę nie jest śmieszny
  • Lepiej powiedzieć mniej niż za dużo. I pamiętaj nie musisz mówić od razu wszystkiego!

I biorąc użytek z tej ostatniej wskazówki, resztę tematów zostawię sobie na później.

Powiązane wpisy

Jeśli spodobał Ci się ten wpis i chciałbyś/chciałabyś przeczytać więcej podobnych treści – możesz wesprzeć mnie na Patronite.