Czy wiesz, że prawdopodobnie źle używasz maila? I że przez to możesz marnować nawet do 11 godzin w tygodniu? O tym, jak prowadzić komunikację w firmie – aby nie tracić czasu swojego i współpracowników, mówiłam podczas Crash Mondays w Gdyni. Nie udało mi się powiedzieć wszystkiego co sobie zaplanowałam, więc niezależnie od tego – czy byłeś, czy nie – zapraszam do lektury tekstu.
Po co jest komunikacja?
Dobre zaplanowanie i prowadzenie komunikacji jest ważne z wielu powodów. Jednym z moich ulubionych jest to, że nie wszyscy wiedzą to samo. To banał, ale warto o tym pamiętać podczas pisania. Nie wszyscy wiedzą dokładnie to, co ty, nie wszyscy chodzili do tej samej szkoły, czytali te same książki i mają podobne zainteresowania.
A jedną z najgorszych rzeczy, którą można powiedzieć czy napisać jest: „jak wszyscy wiecie”.
Ale komunikacja pełni też inną, ważną rolę. Zbliża ludzi, pomaga budować zaufanie i przywiązanie. Pracujemy lepiej, gdy rozmawiamy ze sobą. Możliwość zadawania pytań i dzielenia się wiedzą jest jedną z najważniejszych i najbardziej pozytywnych kwestii związanych z pracą w zespole.
Mamy do dyspozycji wiele świetnych narzędzi i programów, które ułatwiają komunikację. Jednak kiedy korzystamy ze zbyt wielu kanałów – tracimy nad nią kontrolę. Kiedy wysyłasz kolejne e-maile, planując spotkanie lub oznaczając osoby w projekcie. Im więcej czasu spędzają na komunikacji, tym mniej mają na pracę.
Według International Data Corporation osoby, które pracują przed komputerem, poświęcają 28% czasu pracy na czytanie i odpisywanie na maile. To daje nieco ponad 11 godzin w tygodniu, których nie wykorzystujemy na produktywną pracę.
Dług komunikacyjny
Wyobraźcie sobie, że przychodzicie do nowej pracy. Pierwszego dnia dostajecie adres mailowy, dodają Was do kilku firmowych list dystrybucyjnych, do Slacka, Trello. Dostajesz też dostęp do dysków lokalnych i zdalnych, np. Google Docs. Idziesz na szkolenia i spotkania. Niektórzy współpracownicy dodadzą Cię nawet do znajomych w mediach społecznościowych. Robią to kierując się dobrymi intencjami – chcą Ci ułatwić pracę. Jednak w rzeczywistości, kiedy przez te kanały zaczną przesyłać informacje, zaciągają u Ciebie potężny dług komunikacyjny. Dług, który sam będziesz musiał spłacić.
e-mail must die
Narzędziem, które zaciąga u nas największy dług jest e-mail. To jedna z najgorszych rzeczy w komunikacji firmowej. Ludzie nie czytają maili, nie odpisują na maile, ale za to sami wysyłają tony maili. Dlaczego? Bo wysłanie maila jest proste i daje nam złudzenie wykonanego zadania.
Jednak mail nie jest prostym narzędziem, a większość z nas używa go w niewłaściwy sposób:
- mail nie jest narzędziem do prowadzenia dyskusji, ustalania szczegółów – do tego lepsza będzie rozmowa na żywo lub np. Slack
- mail nie jest narzędziem do planowania zadań i robienia list „to do” – do tego lepsze będzie Trello lub fizyczna tablica kanban
- mail nie jest narzędziem do wspólnej pracy nad dokumentami – tutaj lepiej sprawdzą się dyski współdzielone, gdzie razem możemy pracować nad jedną wersją
A zatem, zanim wyślesz maila zastanów się, czy zamiast tego nie możesz:
- założyć komuś zadanie na Trello
- napisać krótką notkę na Slacku
- zadzwonić
- podejść do tej osoby i porozmawiać na żywo (!)
Jak się komunikować?
Staraj się zminimalizować liczbę liczbę maili i kanałów komunikacyjnych – porozmawiaj w zespole o komunikacji – których kanałów będziecie używali do jakich zadań. Nad komunikacją warto się zastanowić, przemyśleć, przedyskutować, obrać strategię i się jej trzymać.
Twój zestaw narzędzi komunikacyjnych musi być dopasowany do Twoich potrzeb i specyfiki Twoje pracy. Nie korzystaj ze Slacka, Trello i innych jeszcze kanałów tylko dlatego, że w innej firmie/w innym dziale/projekcie też to robią. Korzystajcie z programów, które są dobrze zaprojektowane pod kątem użyteczności a korzystanie z nich jest po prostu przyjemne. Jeśli wybierzecie w zespole narzędzie, którego jedna osoba nie lubi lub nie rozumie – będzie Wam ciężko.
Staraj się tak komunikować, aby:
- nie angażować osób, które nie muszą być angażowane
- powiadomić w wyraźny sposób osoby, które muszą być powiadomione
- móc łatwo znaleźć informacje po czasie
- edycja w czasie rzeczywistym
- zaangażować – skłonić do działania
- dotrzeć do wszystkich, nie utrudniać nikomu – wybierz narzędzie, które lubi jak najwięcej osób
Jak pisać, aby nas zrozumieli?
Zdaję sobie sprawę, że od maila jeszcze szybko nie uciekniemy i czasem trzeba z niego skorzystać. Jak zatem napisać maila tak, aby nie dokładać sobie (i innym) nadmiernej pracy, a lektura nie była katorgą?
Przede wszystkim musisz wiedzieć, co chcesz przekazać. Zanim napiszesz do kogoś – napisz do siebie krótką notkę – co chcę przekazać i jaki efekt wywołać?
Pisz proste, krótkie słowa i proste, krótkie zdania.
Nie używaj żargonu, ale też nie idź w zawiłe skróty – pamiętaj, nie wszyscy wiedzą to, co ty!
Nie próbuj zaimponować czytelnikowi swoim ilorazem inteligencji. Używając słów ze słownika synonimów, zamiast brzmieć elokwentnie, wydasz się po prostu dupkiem.
Kill your darlings – usuwaj zbędne słowa, ozdobniki, przerywniki, wyrazy z języka potocznego.
Redaguj swoje teksty. Najlepiej podziel cały proces pisania na kilka etapów. W zależności od tego, ile masz czasu na napisanie oraz jak długi jest tekst. Etap 1 to research, napisanie notki do siebie oraz podjęcie decyzji, czy koniecznie trzeba pisać. Napisz do siebie krótką wiadomość – co chcesz powiedzieć i po co, jaki efekt/reakcję chcesz wywołać. Etap 2 – pisz co tylko chcesz. Etap 3 to leżakowanie. Dobry tekst jak dobre wino potrzebuje czasu. I krok 4 – zredaguj swój tekst: usuń to, co nie jest niezbędne, czyli słowa wypełniacze.
Jakby, generalnie, faktycznie, rzeczywiście, naprawdę, tylko, prawie, być może, zapewne, wydaje się, że…, bardzo, aktualnie, ogólnie, niezły, zatem, jednak, w dużej mierze, właściwie, raczej.
Słowa wypełniacze osłabiają nasz przekaz i zmniejszają jego skuteczność. Nie zaangażujemy naszych współpracowników, kiedy nasycimy nimi nasz tekst.
Jak angażować?
Samo pisanie krótko i na temat nie wystarczy, aby Twój tekst wywołał reakcję. Jeśli chcesz angażować innych – zam musisz być zaangażowany. Bez tego się nie da. Dobrze jeśli dokładnie wiesz, co chcesz powiedzieć. Jak wykrzesać z siebie zaangażowanie, jeśli musisz napisać coś na temat, który zupełnie cię nie pasjonuje? Spróbuj zrobić dokładniejszy research, poszukaj nowych informacji na ten temat, które wzbudzą Twoją ciekawość. Poczytaj na blogach, na forach dyskusyjnych, poszukaj ludzi, których ten temat pasjonuje – jakie emocje w nich wzbudza?
Jeśli jednak za nic w świecie nie jesteś w stanie tego poczuć – nic straconego. Po prostu trzeba będzie włożyć w taki tekst więcej pracy. I użyć kilku sprawdzonych trików.
Używaj strony czynnej zamiast biernej. Weźmy za przykład zdanie z portalu trojmiasto.pl: „Widoczny jest spadek dostępnych rowerów.” Strona bierna sprawia, że trudniej nam namierzyć podmiot zdania i nasz mózg musi wykonać dodatkową pracę. Ponadto strona bierna nie ma w sobie dynamiki. Łatwo to zmienić, zastępując zdanie np taką konstrukcją: „Dostępność rowerów spada.” Tutaj nie mamy wątpliwości, kto jest bohaterem zdania. „Spada” jest lepsze niż „widoczny jest spadek” ponieważ jest w nim ruch.
Używaj czasowników, rezygnuj z przymiotników. A jeśli już musisz użyć tych drugich – korzystaj z takich, które pobudzają zmysły.
Krótko i na temat
Zasada 5 „W” – czyli who, when, where, what, why – musisz dać swojemu odbiorcy komplet informacji. Bez tego maleją szanse na wywołanie reakcji w czytelniku, ponieważ mamy tendencję do ignorowania informacji, w których są luki. Zasada 5 „W” pomaga też bardziej odmalować w wyobraźni wydarzenie czy problem, o którym piszemy. W szczególności ważne jest „dlaczego”. Często o tym zapominamy i nie uzasadniamy naszych decyzji, nie przekonujemy do naszych racji.
Know – feel – do
Kiedy piszesz, zaplanuj, jaki chcesz wywołać efekt. Czego czytelnik ma się dowiedzieć (najlepiej, żeby to byłą nowa informacja). Co ma poczuć i co zrobić. Jeśli Twój komunikat nie ma zaprojektowanego przynajmniej jednego z tych elementów – być może trzeba przemyśleć, czy w ogóle warto ten tekst tworzyć.
Szanse i zagrożenia
Pokaż konkrety – jak informacja wpłynie na czytelnika – pozytywnie lub negatywnie. Co dobrego wydarzy się, jeśli wykona czynność lub co złego może się zdarzyć, jeśli jej nie wykona.
Emocje
Musisz sam poczuć emocje, aby je wzbudzać w innych. Oczywiście łatwiej to powiedzieć, niż samemu zrobić. Ja sama szukam ciągle sposobu na wywoływanie emocji słowami. Co może pomóc? Bądź szczery i naturalny (bądź sobą – to znowu banał, ale prawdziwy). Dzięki temu zmniejszysz dystans między Tobą a odbiorcą. Nie owijaj w bawełnę, nie lej wody. Opowiedz historię i pokaż swoją ludzką twarz – także tę mniej doskonałą i błądzącą. Ludzie lubią odnajdywać samych siebie w tekstach, które czytają. Wszyscy popełniamy błędy i doświadczamy niepowodzeń – lubimy też wiedzieć, że nie jesteśmy w tym sami.
A zatem – pamiętaj o długu komunikacyjnym. Komunikacja to super sprawa, ale nie warto jej nadużywać tylko dlatego, że możemy. Redaguj swoje teksty, pozbywaj się słów z waty. Swoje teksty projektuj z myślą o reakcji czytelnika.
Jeśli masz sprawdzone na to osoby – możesz podzielić się nimi w komentarzu.