Opowiem Wam dzisiaj o tym, jak przygotowuję się do wystąpień publicznych. Nie jestem w tym zakresie ekspertem, ale kilka razy zdarzyło mi się wystąpić przed kilkusetosobową grupą i zaczynam powoli wypracowywać swoją własną metodę. Istnieje na ten temat mnóstwo poradników i zasad, jednak wierzę, że każdy musi podejść do tego indywidualnie i wybrać z nich te elementy, które mu pasują. Lub wymyślić własne.
Niedawno miałam okazję przygotowywać się do prelekcji na Fuckup Nights Trójmiasto i to doświadczenie sporo mnie nauczyło. Dodatkowo – wystąpienie zostało nagrane, co daje świetną okazję do analizy: na co zwrócić uwagę przy kolejnych wystąpieniach, a gdzie są niedociągnięcia. Większość z nas boi się oglądać nagrania z własnym udziałem. Jednak dzięki temu możemy sporo się nauczyć, a być może przy okazji zweryfikować swoją samoocenę. Ja podczas początkowych minut mojego wystąpienia miałam wrażenie, że strasznie trzęsie mi się głos. Na nagraniu jednak wcale tego nie słychać. W rzeczywistości wychodzi nam często lepiej niż myślimy.
Jak przygotować się do wystąpienia – najważniejsza sprawa
Najwięcej czasu zajmuje mi odpowiedzenie sobie na pytanie: co chcę powiedzieć. I streszczenie odpowiedzi w jednym, krótkim zdaniu. Jest to kluczowe i nie można w żadnym razie tego kroku pominąć. Jeśli nie wiesz, co chcesz powiedzieć, będzie Ci ciężko ułożyć strukturę wystąpienia i pracować nad jego formą. Mi osobiście bardzo pomogła w tym zakresie książka Piotra Buckiego o dobrej komunikacji.
Work, work, work, work
Kiedy już wiedziałam o czym chcę opowiedzieć, zaczęła się praca. Pewnie Wam się to nie spodoba – ale do wystąpienia przygotowywałam się nieco ponad 2 tygodnie. A i tak wydaje mi się, że to mało. Oczywiście to nie tak, że 2 tygodnie dłubałam w PowerPoincie. Najpierw zrobiłam porządny research. Czytałam książki, artykuły i raporty. Przeglądając LinkedIna, Twittera i Facebooka zwracałam uwagę na to, co może przydać mi się do prezentacji. Wszystkie informacje, linki, statystyki wrzucałam sobie do notatki w programie Bear, którego używam do szkicowania nowych wpisów. Rozmawiałam z ludźmi, zadawałam im pytania, przepytałam kilka moich koleżanek, które pracują w HR (moja prezentacja dotyczyła rynku pracy). Moim celem było to, aby nikt nie mógł mi zarzucić błędu, naginania faktów czy niewiedzy.
Kiedy miałam już gotowy materiał, ułożyłam sobie strukturę prezentacji – w punktach – i do każdego punktu dobrałam pasujące materiały, które znalazłam podczas researchu. Powstał w ten sposób tekst, który wydrukowałam i czytałam w każdej wolnej chwili – wykreślając mniej ciekawe części, dopisując swoje uwagi itp. Potem czytałam tekst przed lustrem, aż do momentu, gdy mogłam to robić bez kartki. Nagrałam wystąpienie laptopem, by sprawdzić jak wyglądam i ile trwa całość. Nagrałam też treść na dyktafon w telefonie, by móc słuchać tego w każdej chwili – idąc na autobus, na spacerze czy zakupach. Próbowałam bardzo różnych metod, wykorzystujących różne bodźce – słuchanie, czytanie, pisanie – wszystko po to, by jak najlepiej utrwalić materiał.
Tak intensywna praca nad prezentacją czasami powodowała zmęczenie. W ciągu tych 2 tygodni było kilka dni, w czasie których w ogóle nie zajmowałam się prezentacją. Miałam z tego powodu wyrzuty sumienia, aż do momentu, gdy dowiedziałam się o metodzie zwanej „spaced repetition”.
Rozłożone powtarzanie
Spaced repetition czyli rozłożone powtarzanie. Zakłada ono robienie dłuższych przerw podczas uczenia się. Te przerwy to jednak nie prokrastynacja czy lenistwo. Przerwy (jak w treningu sportowym) pomagają utrwalić efekty wysiłku. Podczas przerw materiał ma możliwość spokojnie ułożyć się w głowie i na dobre tam zakorzenić. Dzięki temu nie musisz wkuwać tekstu na pamięć, bo po prostu wiesz co masz powiedzieć.
Spaced repetition to coś, o czym intuicyjnie wiedziałam wcześniej i stosowałam, kiedy chciałam do czegoś się dobrze przygotować. Jednak dopiero wiedza, że kryje się za tym konkretna metoda pozwoliła mi w pełni z niej korzystać. Podczas przygotowania do prezentacji co kilka dni robię sobie jeden dzień przerwy. Wtedy w ogóle nie ćwiczę. Dzięki temu informacje przenoszą się z pamięci krótkotrwałej do długotrwałej. Czyli zostają ze mną na dłużej!
Podobne znaczenie dla uczenia się ma sen. W podstawówce wierzyliśmy, że włożenie książki pod poduszkę pomaga zarejestrować jej zawartości podczas snu. Jest w tym jak się okazuje ziarno prawdy – o ile oczywiście przed snem do książki zajrzysz! Zarywanie nocy tylko po to, by przygotować się do porannego egzaminu czy wystąpienia nie ma sensu. O wiele lepiej zrobisz idąc spać wcześniej. Wypoczęty mózg Ci za to podziękuje.
Stres
Stres jest nieunikniony przy wystąpieniach publicznych, ale da się go zmniejszyć. Mi pomaga przypominanie sobie, że stres to po części niedotlenienie – więc co jakiś czas biorę głęboki wdech. Stres znika także po prostu z upływem czasu. Oglądając nagranie z prelekcji zauważyłam, że na początku właśnie z powodu stresu trochę plątał mi się język. Później, kiedy już oswoiłam się z sytuacją, mówiłam znacznie płynniej.
Czas ma również znaczenie w szerszej perspektywie. Jeśli często występujesz – stres będzie coraz mniejszy. Dlatego moim zdaniem nie ma się co bronić przed występowaniem. W Stanach uczą się tego już dzieci w przedszkolu. A umiejętność występowania przed publicznością przydaje się i na studiach, i w pracy – niezależnie od jej charakteru.
Końcówka
Na samym końcu przygotowań wrzuciłam treść do PowerPointa. Moje slajdy były proste – białe, z pomarańczową ramką. Czarne, duże litery. Mało tekstu. Tylko hasło na slajdzie – resztę dopowiadam ja. Slajdy mają tylko pomagać – tego też nauczył mnie Piotr Bucki. Żadnych memów, animacji ani broń Boże filmików zagnieżdżonych w slajdzie. Prezentację zapisuję na pendriv’ie (kopię zapasową mam też na mailu) w formacie PDF – moim zdaniem to najlepszy format do prezentacji. Bardzo mnie rozbawiło, kiedy pracownik techniczny zgrał ją na komputer i z lekkim obrzydzeniem powiedział – a dlaczego to jest w PDFie?! Z tym formatem jest najmniej problemów i najmniejsze ryzyko, że coś się wysypie, przesunie itp. No ale jak widać są tacy, co preferują Prezi czy inne wodotryski.
Do prezentacji staram się zawsze wtrącić kilka żartów, żeby rozbawić i rozruszać publiczność. Staram się też zadać słuchaczom 2-3 pytania podczas prezentacji. Dzięki temu można nawiązać kontakt z publicznością i jest mniejsza szansa, że ktoś zacznie pochrapywać.
Cztery rzeczy, które mogłam zrobić lepiej
- Podczas wystąpienia trzeba sprawiać wrażenie osoby stojącej twardo obiema nogami na ziemi. Ja trochę za bardzo się kiwałam, przebierałam nogami, zapomniałam po prostu o tym, że postawa jest bardzo ważna. Lekcja na przyszłość. Mniej się ruszać!
- Za często mówiłam yyy… To przypadłość wielu osób, nie ma na to innego sposobu jak tylko być jeszcze lepiej przygotowanym i cały czas kontrolować to, jak się mówi.
- Zbyt często spoglądałam na prezentację.
- Mój ostatni błąd polegał na tym, że przygotowałam sobie za dużo materiału. Zamiast na 30-minutową prelekcję, miałam tekst na godzinę. Wszystko przez to, że temat mnie wciągnął – a im dalej w las, tym więcej drzew. Finalnie jednak trzeba z czegoś zrezygnować. Wszystkiego i tak nie da się powiedzieć. Niedopowiedziane wątki można jednak umieścić na blogu – jak i ja to uczyniłam w zeszłym tygodniu. Wszystko możecie przeczytać w tekście O porażkach, specjalizacji i rynku pracy.
I to już wszystko – cała moja metoda na dobre wystąpienie. Z pewnością będzie jeszcze dopracowywana. Jeśli macie jakieś swoje patenty – zapraszam do podzielenia się nimi w komentarzach.
(fot. Dawid Linkowski)