Przeczytałam niedawno bardzo fajny artykuł Tomasza Dziudy pt. 8 sposobów na uniknięcie rozproszenia podczas pracy. Znam i bardzo lubię autora tekstu, lubię zresztą całego bloga No Fluff Jobs, gdzie artykuł został opublikowany. Sporo tekstów w tematyce produktywności i zarządzania własną pracą możecie też przeczytać na blogach Kasi Janoskiej oraz Jacka Kłosińskiego.
Tomek pisze m.in. o tym, jak nie rozpraszać się w pracy. Jak nie wybijać się z rytmu i być maksymalnie produktywnym. Nasz świat jest tak skonstruowany, że rozprasza nas coraz więcej rzeczy. Coraz ciężej skupić nam się na jednej czynności. Odrywamy się od zadań, a z każdym takim oderwaniem spada prawdopodobieństwo, że zadanie dokończymy. Lub w ogóle do niego wrócimy. Marnujemy w ten sposób mnóstwo czasu, energii, no i nerwów.
Trochę o prokrastynacji
Wielu z nas pada ofiarą prokrastynacji, która wiąże się częściowo z tym, o czym pisze Tomek. Rozpraszacze utrudniają nam koncentrowanie się. Natomiast prokrastynacji ulegamy, kiedy (mniej lub bardziej świadomie) unikamy rzeczy pilnych i mniej przyjemnych na rzecz zadań mniej pilnych i bardziej przyjemnych. Takich jak np. scrollowanie Facebooka czy odpisywanie na mało istotne maile.
Tekst Tomka zainspirował mnie do tego, aby głębiej zastanowić się nad tym, czym jest prokrastynacja. Skąd się bierze, i dlaczego tak ciężko z nią wygrać. Dlaczego niemal wszyscy jej ulegamy. Oczywiście tekst Tomka dotyczy szerszego tematu niż wyłącznie prokrastynacja. A mój tekst nie jest polemiką z jego wpisem – to tak na marginesie. Wydaje mi się jednak, że warto coś do tego tematu dodać. Jeśli czytacie mojego bloga, wiecie, że uważam, iż dopiero dzięki dokładnemu zrozumieniu zjawiska możemy z nim efektywnie walczyć. A strategie na walkę z prokrastynacją będą się różniły właśnie w zależności od tego, co stoi za tym zjawiskiem.
Kiedy czytałam tekst Tomka pomyślałam, że to w sumie ciekawe, dlaczego tak chętnie dajemy się uwodzić tym wszystkim rozpraszaczom, chociaż wiemy, że to nam szkodzi. Dlaczego nie umiemy dobrze zorganizować swojej własnej pracy. Przecież jesteśmy mądrymi, świadomymi użytkownikami nowych mediów. Prawda?!
Pomyślałam więc, że najpierw należałoby znaleźć odpowiedź na pytanie, DLACZEGO ulegamy tym rozproszeniom i nie umiemy poukładać sobie pracy w sensowny sposób. Dlaczego nie kończymy zadań i projektów, biegamy chaotycznie od jednego maila do drugiego lub oglądamy kotki w internecie.
Dlaczego na mnie to nie działa?
Wpis Tomka przeczytałam z uwagą, i jestem pewna, że część ze wskazówek będę w stanie zastosować z (pewnym) sukcesem w swoim życiu. Podobnie jak wskazówki z innych, podobnych tekstów. Zazwyczaj, kiedy czytam takie artykuły czy książki, odczuwam zwiększenie poziomu samodyscypliny i motywacji do działania. Staję się chwilowo odporna na rozpraszacze i prokrastynację.
Ale po pewnym czasie to uczucie znika. I znowu pogrążam się w zadaniach dnia codziennego, a co za tym idzie: w chaosie, pośpiechu, odpowiadaniu na maile. Wszystko wraca do „normy”.
Długo myślałam sobie: taki masz po prostu styl, że jesteś odporna na metody, które działają u innych. Po prostu jesteś mniej zdyscyplinowana niż inni, i tyle. Pogódź się z tym. Nie muszę chyba mówić, że takie poczucie winy nie pomaga w skupieniu na zadaniach i ogólno-życiowemu uporządkowaniu.
Kto jest głównym winowajcą
Długo obwiniałam siebie, a przecież to nie moja wina, że człowiek jest takim stworzeniem, które woli siedzieć na YouTubie niż studiować excele. Bo przecież ktoś musi wziąć na siebie odpowiedzialność. Okazuje się, że wszystkiemu winien jest nasz mózg! Nasz leniwy i hedonistyczny, ukształtowany bardzo dawno, dawno temu mózg. A dokładniej mózg gadzi i układ limbiczny. Te dwie części mózgu są najstarszymi i najbardziej leniwymi. Ciągle kalkulują, czy opłaca im się dany wysiłek. Na szczęście można się z nimi do pewnego stopnia dogadać. Niektórym pójdzie to łatwiej, dla innych będzie to nieustanna walka.
Kiedy uświadamiasz sobie, że Twój mózg działa przeciw Tobie, możesz się poczuć dokładnie tak, jak Cezar, gdy poczuł zimne ostrze miecza wbite w plecy przez jego przyjaciela, Brutusa. Prokrastynacja nie jest zwykłym unikaniem wykonywania zadań, ale zawiera w sobie aspekt irracjonalny. Jest nieproduktywna i z biologicznego punktu widzenia niepotrzebna. Nie służy nikomu. No ale nasz mózg jak się okazuje ma w nosie racjonalność. Liczy się dla niego tylko przyjemność. I chce ją szybko, natychmiast. Warto o tym pamiętać. Nie wszystko, co podpowiada Ci Twój mózg jest ok! Ale pewnie już o tym wiedzieliście.
Prokrastynacja a praca
Teraz też Was pewnie nie zaskoczę. Podstawowa różnica między pracą a prokrastynacją jest taka, że praca nie jest przyjemna, a prokrastynacja tak. Tzn. praca też jest przyjemna – kiedy nam się powodzi, osiągamy sukcesy, awansujemy, widzimy wypłatę na koncie. Jednak na to musimy zapracować i… poczekać. A prokrastynacja daje nam przyjemność od razu. Mózg nie musi dokonywać wyboru między tymi opcjami. Ale my – już tak.
No dobrze. Ale dlaczego nie możemy cieszyć się pracą także pomiędzy sukcesami, awansami i wypłatami?
Z pewnością za sporą część tego zjawiska stoją proste rzeczy: zwykłe ludzkie lenistwo, niechęć do określonych zajęć, brak umiejętności organizacyjnych itp. I tutaj poradniki mogą faktycznie pomóc. Ale co, jeśli nie pomagają? Albo pomagają, ale na krótką metę? To znaczy, że przyczyna musi leżeć gdzieś głębiej.
Wartość pracy
W książce Unf*ck Yourself przeczytałam: Ludzie nie przykładają się do pracy, bo są przekonani, że i tak im nic to nie da. Być może odwlekasz zadania i wolisz gapić się w Facebooka, bo nie wierzysz w to, co robisz. Nie widzisz, że Twoja praca może mieć jakąś inną wartość poza finansową.
Oprócz tego, że nasze mózgi są leniwe i hedonistyczne, mają też pozytywne cechy. Na przykład lubimy pomagać innym i wiedzieć, że to co robimy, ma znaczenie – dla nas i innych. Warto uświadomić sobie, co powoduje, że wykonujesz tę, a nie inną pracę. Przypomnieć sobie co czułeś/czułaś na początku, kiedy wierzyłeś w misję firmy, i że Twoje działania mogą coś zmienić.
Gorzej jeśli firma tej misji nie ma, albo ma, ale nie identyfikujesz się z nią. Może wtedy warto pomyśleć o nowej pracy. A jeśli nie masz takiej możliwości w tym momencie – znaleźć coś poza pracą, co będzie Twoją pasją i będzie Cię pozytywnie nakręcało do działania.
Wystarczy sobie przypomnieć
Czasem jednak wystarczy, abyś przypomniał sobie po co robisz to, co robisz. W każdym zawodzie można coś takiego znaleźć. I nie chodzi mi o wspomnianą już wypłatę. Finanse motywują nas krótkoterminowo. To, co sprawia, że latami wykonujemy naszą pracę z pasją, to albo świadomość, że pomagamy innym, albo że sami się rozwijamy. Jeśli będziemy o tym pamiętać, łatwiej będzie nam wytrwać przy zadaniach i doprowadzać je do końca. Media społecznościowe i powiadomienia nie będą już tak kuszące.
Nie chcę powtarzać banałów, że trzeba kochać to, co się robi. Ale coś w tym jest. Nasz leniwy i hedonistyczny mózg żywi się emocjami. Jeśli nie czujesz emocji w związku z tym, czym się zajmujesz, nie zajmuj się tym! Ja, jeśli nie czuję emocji w związku z jakimś tematem – nie piszę o tym. Proste. Jeśli dana czynność nie angażuje nas emocjonalnie, będziemy robić wszystko, żeby się nią nie zajmować.
Jak stres działa na Twój mózg
Innym powodem nadmiernej prokrastynacji może być stres. Stres powoduje odcięcie pewnych obszarów mózgu. Stajemy się niecierpliwi, zdenerwowani, ciężko nam się skupić na jednej rzeczy, ponieważ zwalnia neurologiczne przetwarzanie zjawisk i zdarzeń, które zachodzą w codziennym życiu. W mózgu tworzy się coś w rodzaju zatoru, a my zaczynamy działać na autopilocie. Człowiek pędzi od jednej rzeczy do drugiej, oczekując natychmiastowej gratyfikacji. Przez to jesteśmy nie tylko rozczarowani, ale także emocjonalnie i fizycznie wyczerpani.
Ok, tylko jak pozbyć się stresu? Tego chyba nikt nie wie tak na 100%. Ćwiczenie uważności, medytacja, a może ucieczka na bezludną wyspę? Każdy ma swój sposób, ale pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie problemu.
Aha – no i jeśli za dużo prokrastynujesz w pracy, to może być znak, że za dużo się stresujesz. Wtedy trzeba podjąć jakieś działania. O tym, że stres jest szkodliwy, nie muszę chyba pisać.
Lęk przed sukcesem, lęk przed porażką
Za prokrastynacją może też stać lęk, który paraliżuje Twoje działania. Często blokują nas nasze własne negatywne myśli, a nie konkretne przeszkody. Ludzie odwlekają zadania, ponieważ boją się, jaki będzie ich efekt. A efekt może być dwojaki: porażka lub sukces. I nie wiadomo, co gorsze. Przecież za sukcesem idą wyższe oczekiwania itd…
Podobno na takie lęki pomaga rozbijanie zadań na mniejsze części, aby zdjąć presję, która ciąży na finalnym efekcie. Odwlekanie może mieć też związek z dążeniem do perfekcji, przez co możemy nigdy nie ukończyć tego projektu…
Definition of done
A jeśli jesteśmy przy temacie doprowadzania projektów do końca – nic tak mnie nie zniechęca, jak świadomość, że coś, co robię, nie ma końca. Albo kiedy wiem, że nie uda mi się zrealizować celu w założonym czasie. Potrzebujemy mieć świadomość, że uda nam się zamknąć zadanie, dlatego w stan prokrastynacji najłatwiej wpaść podczas zajmowania się zadaniami bieżącymi. Tomek słusznie pisze, żeby nie sprawdzać maili co 20 minut. Sprawdzanie poczty przecież nigdy się nie kończy! I dlatego tak łatwo się na tym zafiksować, a do tego wybija nas to z rytmu i skupienia. Takie sprawdzanie maili (i inne niedobre nawyki, którym folgujemy na haju rozproszeniowym) daje nam złudzenie wykonywania pracy. Jesteśmy przecież czymś zajęci. Mamy satysfakcję, że coś tam przez te 8 godzin robiliśmy.
Dlatego bardzo ważne jest, aby postawić sobie cel i dokładnie zdefiniować, kiedy ten cel będzie osiągnięty. Nawet, jeśli prowadzisz bloga tylko dla przyjemności, będzie Ci łatwiej, jeśli postawisz sobie cel. Cel powinien być oczywiście opracowany wg metodologii SMART, albo przynajmniej ST – być skonkretyzowany i określony w czasie. Czyli: wiem dokładnie CO i KIEDY chcę osiągnąć.
Definition of Done to pojęcie zaczerpnięte ze Scruma. Scrum to framework, pewna rama działania, wykorzystywana w pracy przez programistów i zespoły developerskie. Jednak to podejście może być przydatne w wielu innych miejscach pracy. Dobrze, żebyś wiedział, jak to coś, co robisz, powinno wyglądać, kiedy już będzie zrobione. Czy czytanie maili przez pół dnia przybliży Cię do tej wizji?
Magiczne sposoby na produktywność
Podsumowując. Nie twierdzę, że opisywane na blogach metody na walkę z prokrastynacją nie działają. Sama z nich korzystam i wiem, że potrafią przynosić wymierne rezultaty. Natomiast uważam, że działają nie zawsze i nie na każdego. Dlaczego? Bo to jedynie modele teoretyczne. Sprawdzają się w 100% tylko w teorii. Każdy z nas powinien zapoznać się z nimi, przetestować. Metodą prób i błędów wybrać te, które będą pasowały do nas, naszych cech i predyspozycji. Znaleźć swój indywidualny sposób na prokrastynację.
Jeśli masz swój sposób, jak radzić sobie z rozpraszaczami, albo chcesz się podzielić innymi uwagami dotyczącymi produktywności i zarządzania pracą, daj znać w komentarzu!
Korzystałam z:
Unf*ck yourself. Napraw się! Mniej myśl, więcej żyj, Gary Bishophttps://www.psychologytoday.com/intl/blog/in-the-age-anxiety/201103/why-do-you-procrastinate
https://tinybuddha.com/blog/patience-relieve-stress-anxiety/
http://time.com/5322514/stop-procrastinating-tips/https://www.themuse.com/advice/4-common-productivity-tips-that-are-actually-the-worst
http://www.juliamontague.co.uk/the-difference-between-procrastination-and-distraction/